René Bisschop
Wanneer uw GTINs onjuist zijn worden uw producten afgekeurd voor Google Shopping en Amazon, als ook vele andere shopping kanalen en marktplaatsen. Er zijn vijf stappen die je kunt nemen om er zeker van te zijn dat je GTINs kloppen in het geval dat je GTINs als ongeldig worden aangemerkt.
Wat is een GTIN?
Tegenwoordig is de GTIN de beste unieke identificatie voor een product. De meeste marktplaatsen en ecommerce-systemen gebruiken GTINs om de verschillende producten te identificeren. Omdat GTINs zo’n grote invloed hebben op de wereldwijde supply chain, is het bijzonder belangrijk om ervoor te zorgen dat uw Global Trade Item Numbers valide zijn.
Omdat er zoveel producten wereldwijd worden verkocht en helemaal met de stijging van online verkopen hebben ecommerce-systemen en -platformen een ondubbelzinnige manier nodig om in de scheiding tussen verschillende handelsproducten te voorzien.
Dat is het moment waarop het Global Trade Item Number (GTIN), een standaard ontwikkeld door de non-profit organisatie GS1, in beeld komt. GTINs worden gebruikt voor het identificeren en differentiëren van handels-items. Omdat er zoveel systemen en platformen vertrouwen op GTINs om de authenticiteit van een product vast te stellen is het belangrijk om uit te vinden waar een fout kan zijn ontstaan.
Alle GTINs zijn wereldwijd uniek, en om er zeker van te zijn dat geen twee items dezelfde GTIN hebben is er een standaard die beschermt tegen duplicaten.
Er zijn vier verschillende type GTINs: GTIN-14, GTIN-13, GTIN-12 en GTIN-8 en de reeksen zijn toegewezen per land. Daarnaast wijst ieder land een kleinere reeks toe aan bedrijven en producteigenaren en op hun beurt wijzen bedrijven een nummer uit die reeks toe aan ieder product.
Dit verzekert dat het proces snel is en dat er geen onnodige vertragingen zijn in het toewijzen van de GTIN, gezien de grote aantallen GTIN-verzoeken.
De makkelijkste manier om uw GTIN te valideren is door te kijken naar de code op uw product en te dubbelchecken of het overeenkomt met degene in de records. Als dit niet mogelijk is, dan zijn er 5 stappen die u kunt nemen om een GTIN te valideren.
1. Controleer alle 14 cijfers
We hebben vastgesteld dat er vier type GTINs zijn, afhankelijk van het aantal cijfers dat ze hebben: 8, 12, 13 of 14. Maar, om ervoor te zorgen dat alles lineair is, worden alle GTIN-codes als een 14-cijferige code weergegeven, door 0 aan de linkerkant toe te voegen.
U kunt de GTIN van een product handmatig verkrijgen, vanaf de doos van een item. Zorg ervoor dat u alle getallen leest, ongeacht of er sommige kleiner lijken, of iets naar de zijkant van de barcode gepositioneerd staan.
Als u de GTIN uit een database of een andere bron haalt, dan zou het probleem kunnen zijn dat niet alle databases in overeenstemming zijn met de GS1-standaard. Als u terugvalt op het gebruik van een database, zorg er dan voor dat u weet hoe het werkt. Doet u dat niet, dan kunnen er fouten optreden, zoals een database die alleen een gedeelte van een GTIN-reeks opslaat terwijl het controlegetal achterwege wordt gelaten.
Voor de rest van dit artikel gebruiken we het 14-cijferige formaat om uit te leggen hoe GTIN-validatie werkt.
2. Verifieer de GS1 Prefix
Nadat u stap 1 heeft gemaakt, moet u beginnen met het valideren van die nummers die de reeks vaststellen. U begint met de GS1 prefix, die bestaat uit N2, N3 en N4.
Een GS1 Prefix is feitelijk een landcode die u gewoonlijk helpt bij het identificeren van de GS1-ledenorganisatie waar de producent is geregistreerd (dit betekent echter niet dat het product hier ook gemaakt is). Grotere landen hebben normaal gesproken een grotere reeks van GTINs - bijvoorbeeld, de GS1-prefixes voor Japan reiken van 450 - 459. Tot op heden zijn de helft van de prefixes nog niet toegewezen aan landen.
Tot nu hebben we besproken hoe de validatie van de GS1-prefixes werkt voor GTINs-14, GTINs-13, en GTINs-12. Maar het valideren van de GS1-prefix voor GTINs-8 is een beetje anders. De eerste 3 cijfers van de GTIN-8, geschreven in een 14-cijferig formaat (namelijk N7, N8 en N9) vertegenwoordigen de GS1-8 prefix, die ook zijn toegeschreven door GS1 aan ledenorganisaties. De meeste GS1-8 prefixen corresponderen met GS1 prefixen.
3. Bevestig de GS1 bedrijfsprefix
Waar de vorige stap ons helpt om de locatie van de producent te bepalen of hem aan een sector verbindt, vertelt dit deel van het proces ons wie de product is. Een GS1 bedrijfsprefix heeft tussen de 4 en 11 karakters en het begint met het 2e cijfer van de GTIN. Iedere bedrijfsprefix is uniek en zorgt mede voor het identificeren van het merk waaraan het is toebedeeld binnen de wereldwijde supply chain.
Hoe valideren we de GS1 bedrijfsprefix? Er zijn 2 methodes beschikbaar: door het gebruik van lijsten met bedrijfs-prefixen zoals gepubliceerd door GS1 ledenorganisaties, of door het gebruik van GS1s Global Electronic Party Information Registry (GEPIR).
Het valideren van de bedrijfsprefix met behulp van lijsten zoals gepubliceerd door GS1 ledenorganisaties
Sommige GS1 ledenorganisaties publiceren uitgebreide lijsten met daarin opgenomen de prefixes die zijn uitgegeven aan producenten. Deze bestanden zijn beschikbaar in XML en worden regelmatig geüpdatet. Bij het bekijken van zo’n lijst ziet u ook meteen wanneer hij voor het laatst is bijgewerkt.
U weet nu dat een bedrijfsprefix valide is als de corresponderende cijfers van de GTIN perfect kloppen met een registratie uit de lijst. Als de bedrijfsprefix in een reeks ligt welke door de lijst gedekt wordt, maar u kunt de prefix nergens op de lijst vinden, dan is de prefix onjuist.
Het valideren van de bedrijfsprefix met behulp van GEPIR
GEPIR is een database gecontroleerd door GS1 die informatie bevat over ongeveer 1 miljoen bedrijven. Zonder enige twijfel is dit de betere van de 2 beschikbare methodes om een bedrijfsprefix te valideren, omdat GEPIR zijn data verzameld van alle GS1 ledenorganisaties.
Op de GEPIR-website vindt u een “Search by GTIN” optie. Alles wat u hoeft te doen is de 14 cijfers van het GTIN in te vullen en op de zoekknop drukken.
Als de bedrijfsprefix een valide prefix is, zullen de zoekresultaten de naam van de producent en de contactgegevens opleveren. Aan de andere kant, als uw zoekresultaat “geen records gevonden” oplevert, is het hoogst onwaarschijnlijk dat de bedrijfsprefix onjuist is.
4. Valideer de rest van het GTIN
De drie stappen die we tot nog toe hebben besproken, helpen ons vaststellen of het GTIN in de reikwijdte van toegewezen nummers door het GS1 Global Office voorkomt en daarbij of het wel of niet in een specifieke reeks toegewezen aan een GS1 ledenorganisatie zit.
Deze stap gaat over het verifiëren van dat gedeelte van het GTIN dat door de eigenaar van de bedrijfsprefix is gegeven aan een specifiek product. Het nummer kan alles zijn wat de producent wil, zolang het maar uniek is binnen de gelederen van het bedrijf.
In deze stap valideren we alle nummers van het GTIN, met uitzondering van het controlegetal (N14).
Om een individuele GTIN te valideren, moet u het laten bevestigen door de eigenaar van het merk. Dit omdat GS1 geen mogelijkheden biedt waarop u kunt verifiëren of een individuele GTIN al is uitgegeven.
Gelukkig bieden de meest producenten die GS1 erkend zijn uitgebreide lijsten aan met producten waaraan ze GTINs hebben gegeven. Daarom hoeft u in werkelijkheid niet iedere keer deze stap te doorlopen. Het is meestal gereserveerd voor bijzondere situaties, als u nog geen relatie met een GS1 lid heeft, of als u geen lijst heeft van de GTINs die het respectievelijke bedrijf heeft toegekend.
5. Wees er zeker van dat het controlegetal klopt
De vijfde en laatste stap is cruciaal. Dit gedeelte van het proces focust op het valideren van het controlegetal (N14) die wordt berekend als een functie van de andere nummers die samen het GTIN vormen.
Het controlegetal is een beveiliging - het helpt u beschermen tegen de meeste data-invoerfouten, zoals typefouten of nummerverwisselingen.
Gelukkig geeft GS1 u alles wat u nodig heeft om met controlegetallen om te gaan. Er is een controlegetal-calculator beschikbaar, die u hier kunt vinden. Geef simpelweg de cijfers in waaruit het GTIN bestaat (zonder N14) en druk op de calculeer-knop.
U kunt het controlegetal ook handmatig berekenen, gebaseerd op een simpele formule - kijk dan naar de onderstaande tabel.
Als het resultaat dat u krijgt niet klopt met N14 dan is het GTIN niet juist en kunt u nogmaals controleren of het juist is opgeschreven.
Dat waren ze dan: de 5 stappen die u in staat stellen om op ieder gewenst moment de juistheid van een GTIN te valideren en controleren. Het is duidelijk niet de gemakkelijkste methode om GTINs toe te wijzen aan al uw producten, maar u kunt bovenstaande stappen wel goed gebruiken in de situaties waarin het GTIN niet juist blijkt te zijn.